Règlements généraux

1.1 Définition

Sauf stipulation contraire du présent règlement :

  1. Le mot Club désigne le club : Quad du Fjord.
  2. Le mot membre désigne un membre en règle du club conformément au présent règlement.
  3. L'expression Quad ou les lettres VTT désignent un véhicule tout-terrain muni d'un guidon et de pneus à basse pression, dont le poids n'excède pas mille (1000) livres et d'une largeur de cinquante (50) pouces ou moins.
  4. Le mot corporation désigne le club Quad du Fjord et peut être employé à la place du mot club pour les fins du présent règlement.
  5. Le mot activité désigne l'ensemble des activités que les administrateurs ou les membres peuvent organiser dans le cadre du club et peut inclure des soupers, des danses, des tirages, des courses ou rallyes, des expositions, des voyages, etc, et n'est pas limité à celles énumérées dans cette définition.
  6. Les lettres C.A. désignent le conseil d'administration.

1.2 Objet du club

À des fins purement sociales, pour le bien-être de ses membres et sans but lucratif, le club a pour objet :

  1. De promouvoir le sport du Quad (VTT) au Québec ;
  2. De sensibiliser le public au sport du Quad (VTT) ;
  3. D'inciter les membres à conduire le Quad (VTT) avec adresse et prudence en tout temps ;
  4. D'établir des sentiers pour l'utilisation du Quad (VTT) avec sécurité ; et
  5. D'organiser des activités ou par d'autres moyens, de recueillir des fonds pour l'administration du club.

1.3 Place d'affaires

La place d'affaires du club sera située dans le territoire couvert par le Club Quad dans la province de Québec et en tel lieu dans la dite place que le conseil d'administration pourra de temps à autre déterminer par résolution.

1.4 Affiliation

Le club peut s'affilier à une ou à des fédérations par résolution du conseil d'administration.

2. LES MEMBRES

2.1 Éligibilité

Les signataires de la déclaration de constitution en corporation du club sont membres du club. De même que les administrateurs provisoires soient un total de 18 personnes. De plus, toute personne intéressée au sport Quad (VTT) peut devenir membre du club sur demande à cette fin et sur acceptation par le conseil d'administration, en se conformant aux conditions d'admission décrétées par le conseil d'administration. Le tout subordonnément aux dispositions du présent règlement relatives à la suspension, à l'expulsion et à la démission des membres.

2.2 Cartes de membre

Le secrétaire du club remettra à chaque membre en règle une carte de membre valable pour l'exercice financier courant du club, peut importe la date d'émission. Pour être valide, cette carte de membre devra porter la signature du secrétaire et du président en service.

2.3 Contribution

Les contributions qui devront être versées au club par les membres seront établies au taux et aux périodes qui seront de temps à autre déterminées par résolution du conseil d'administration.

2.4 Listes des membres

Une liste des membres sera tenue à jour par le conseil d'administration.

2.5 Suspension et expulsion

Le conseil d'administration pourra par résolution suspendre pour la période qu'il déterminera ou expulser définitivement tout membre qui néglige de payer ses contributions à échéances ou qui enfreint quelque autre dispositions des règlements du club ou dans la conduite ou les activités sont jugées nuisibles au club. La décision du conseil d'administration à cette fin sera finale et sans appel. Le conseil d'administration est autorisé à adopter et suivre en cette matière la procédure qu'il ne pourra être changer en aucun temps.

2.6 Démission

Tout membre pourra démissionner comme tel en adressant un avis écrit au secrétaire du club. Toute démission ne vaudra qu'après son acceptation par le conseil d'administration et ne prendra effet que le premier jour du mois suivant telle acceptation. Une démission n'aura pas pour effet de libérer le membre démissionnaire du paiement de toutes cotisations ou autres sommes dues au club lors de la démission et ce, jusqu'au jour ou une telle démission prend effet.

2.7 Type de membres

  1. Membre régulier
    Membre qui a un droit de vote à l'AGA et a acquitté ses obligations envers le club.
  2. Membre du C.A.
    Membre élu par l'AGA pour siéger au conseil d'administration.
  3. Membre corporatif
    Corporation ou compagnie qui est membre à plusieurs droits de passage du club, mais ne dispose pas de plus de 3 votes.
  4. Membre honoraire
    Avantage attribué à titre gracieux pour service rendu à la corporation, sans droit de vote.

3. LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES

3.1 Assemblée annuelle

L'assemblée générale annuelle des membres du club aura lieu à la date que le C.A. déterminera chaque année. Cependant, cette assemblée devra être convoquée avant l'expiration d'un délai de quatre (4) mois de la fin de l'exercice financier du club et se tiendra en tout endroit que le C.A. déterminera par résolution dans le territoire couvert par le club dans la province de Québec.

3.2 Assemblée spéciale

Il sera loisible au président du club ou au C.A. de convoquer des assemblées spéciales des membres selon que les circonstances l'exigent. De même, sur spéciales des membres selon que les circonstances l'exigent. De même, sur présentation d'une requête signée par au moins cinq (5) membres en règle et en indiquant le motif, le secrétaire devra convoquer une telle requête. L'avis de convocation à une assemblée spéciale devra indiquer le motif de l'assemblée, le lieu, la date et l'heure et aucun sujet autre que ceux mentionnés dans l'avis de convocation, ne pourra être discuté lors de cette assemblée spéciale. À défaut par le secrétaire de convoquer telle assemblée dans les délais prescrits, celle-ci pourra être convoquée par les requérants eux-mêmes.

3.3 Avis de convocation

Toute assemblée des membres sera convoquée au moyen d'un avis écrit affiché sur un tableau pourvu à cette fin et indiquant la date, l'heure, l'endroit et les buts de l'assemblée. Le délai de convocation de toute assemblée des membres sera d'au moins quarante-huit (48) heures, sauf en cas d'urgence alors que le secrétaire pourra déterminer un délai plus court mais jamais inférieur à six (6) heures. Le C.A. pourra déterminer que l'avis de convocation peut être communiqué aux membres par la poste alors qu'un avis écrit sera posté à chaque membre en règle ou publié dans un journal distribué prescrits par le présent règlement. La présence d'un membre à une assemblée constituera un avis suffisant comme si un avis écrit avait été signifié à ce membre.

3.4 Quorum

Un nombre de dix (10) membres en règle, présents en personne, constituera un quorum suffisant pour la tenue d'une assemblée des membres. Aucune affaire ne sera transigée à une assemblée à moins que le quorum requis ne soit atteint avant le début de l'assemblée et maintenu pendant toute la durée de celle-ci.

3.5 Vote

À toute assemblée des membres, seuls les membres en règle auront droit de vote et devront l'exercer en personne. Chaque membre en règle dispose d'un seul vote. À toute assemblée, le vote se prendra de la manière que déterminera le président de l'assemblée à moins que la majorité des membres présents ne réclament un scrutin secret. Les questions soumises à l'assemblée se décident à la majorité des votes exprimés et en cas d'égalité, le président du club devra trancher la question en exerçant son vote prépondérant.

4. CONSEIL D'ADMINISTRATION

4.1 Composition

Le C.A. se compose d'un minimum de sept (7) membres et d'un maximum de quinze (15) membres dont le nombre sera déterminé par le C.A. par résolution. Les officiers du C.A. sont le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. Il sera possible pour un membre de cumuler plus d'un poste d'officier et les autres membres porteront le titre de directeur.

4.2 Durée des fonctions

Les membres du conseil d'administration sont élus pour une période d'un

  1. an et resteront en fonction jusqu'à ce qu'ils soient remplacés lors
  2. d'élections subséquentes. Lorsqu'un membre du C.A. cesse d'en faire
  3. partie avant l'expiration de son terme, les autres membres du C.A.
  4. pourront nommer un membre en règle pour terminer le terme de cet
  5. administrateur. La moitié des postes du C.A. seront en élection après
  6. un an, les autres après deux ans. Ce cycle s'établira par tirage au sort.

4.3 Rémunération

Les membres du C.A. ne sont pas rémunérés pour leurs services comme tel.

4.4 Mandat du conseil

Le C.A. est responsable de l'administration du club. Il voit aussi à la mise sur pied et au fonctionnement des programmes et des objectifs fixés par le club de même qu'à l'organisation des activités dont la tenue a été décidée par le C.A. ou par les membres lors des assemblées générales.

4.5 Remboursement des dépenses

Les membres du C.A. seront remboursés pour les dépenses normalement encourues dans l'exercice de leur fonction. Ce remboursement sera cependant limité aux frais de transport, de logement et de repas, seulement sur production de pièces justificatives appropriées. L'administrateur devra obtenir seront approuvées par résolution.

4.6 Délégation de pouvoir

En cas d'absence ou d'incapacité de tout membre du C.A. ou pour toute autre raison jugée suffisante par les autres membres du C.A., les fonctions d'un administrateur pourront être déléguées à un autre membre du conseil d'administration.

4.7 Assemblée du conseil

Les assemblées du C.A. auront lieu aussi souvent que nécessaire et l'avis de convocation n'est pas nécessaire. À ces assemblées, on traitera entre autres sujets, des points suivants :

  1. rapports des administrateurs
  2. rapport financier
  3. tout autre sujet qu'un membre du C.A. désire mettre à l'ordre du jour.

4.8 Quorum des assemblées

Le quorum des assemblées du C.A. sera de la moitié plus un (1) administrateur en service. Si ce nombre n'est pas atteint, l'assemblée ne pourra être tenue légalement. Toutes les questions se décident à la majorité des administrateurs présents à toutes les assemblées.

4.9 Élections administrateurs

L'élection des administrateurs a lieu lors de l'assemblée générale annuelle des membres alors que les membres réunis en assemblée désignent parmi eux un président et un secrétaire d'élection qui seront de ce fait inéligibles à un poste d'administrateur lors de cette assemblée.

4.10 Éligibilité

La mise en nomination d'un membre en règle à un poste au C.A. se fera par proposition d'un membre en règle, dûment appuyé par un autre membre en règle.

4.11 Procédure de vote

Les administrateurs sont élus à la majorité plus un (1) des membres présents. S'il faut procéder à plus d'un tour de scrutin, on ne retiendra comme candidat que les deux candidats ayant obtenu le plus grand nombre de votes au premier tour. Le président d'élection peut annuler l'élection de tout administrateur s'il découvre un vice de procédure ou la commission d'une fraude ayant pour conséquence de modifier le résultat du scrutin. Le président et le secrétaire d'élection ne peuvent ni voter lors de ce scrutin, ni appuyer, ni favoriser de quelque façon que ce soit la candidature d'un membre à un poste d'administrateur.

4.12 Personnes ressources

Le C.A. devra s'adjoindre toute personne jugée utile pour l'atteinte de son mandat.

FONCTIONS DES ADMINISTRATEURS

5.1 Président

Le président est l'officier exécutif du club. Il préside toutes les assemblées et voit à l'exécution des décisions des membres et du C.A..

5.2 Vice-président

Le vice-président remplira toutes les fonctions du président en cas d'absence, d'incapacité ou de refus d'agir de ce dernier. Il jouira également des pouvoirs que le C.A. pourra déterminer par résolution.

5.3 Secrétaire

Le secrétaire assistera è toutes les assemblées du club et y agira à titre de secrétaire d'assemblée. Il rédigera les procès-verbaux des assemblées et conservera tous les livres et tous les dossiers exigés par la loi. Conformément au présent règlement, il émettra les avis de convocation aux assemblées de membres. Il exécutera les mandats que le C.A. déterminera par résolution ou qu'il lui seront confiés par le président.

5.4 Trésorier

Le trésorier aura la garde des valeurs du club et déposera les fonds du club dans l'institution financière que le C.A. déterminera par résolution. Il devra mettre les livres et les comptes dont il a la garde à la disposition du C.A. qui pourra les examiner à sa discrétion. Il signera ou contre signera tous les documents qui requièrent sa signature. Il aura la garde de tous les documents relatifs aux finances du club.

6. DISPOSITIONS FINANCIÈRES

6.1 Exercice financier

L'exercice financier du club se terminera le 31 décembre de chaque année, ou à toute autre date que le C.A. pourra déterminer par résolution.

6.2 Effets comptables

Le C.A. fera tenir par le trésorier ou sous son contrôle, un ou des livres comptables dans lequel ou dans lesquels seront inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par le club, tous les biens détenus par le club et toutes ses dettes ou obligations, de même que toute autre transaction financière du club. Ce livre ou ces livres seront confiés à la garde du trésorier du club et seront ouverts en tout temps à l'examen du président ou du C.A.

6.3 Rapport financier annuel

Les états financiers annuels seront préparés par le trésorier aussitôt que possible après la fin de l'exercice financier afin d'être disponibles lors de l'assemblée générale annuelle des membres et devront être vérifiés par le vérificateur nommé à ces fins par les membres lors de l'assemblée générale annuelle.

6.4 Effets bancaires

Tous les chèques, billets ou autres effets bancaires du club seront signés par les personnes qui seront de temps à autre désigné à cette fin par le C.A.

6.5 Contrats

Les contrats et autres documents devant être signés par le club seront au préalable approuvés par le C.A. et sur telle approbation, seront signés par le président ou le vice-président et par le secrétaire ou le trésorier.

RÈGLEMENTS POUR AUTORISER LES ADMINISTRATEURS À FAIRE DES EMPRUNTS.

6.6 Pouvoir d'emprunter

Attendu que la loi des compagnies du Québec autorise les administrateurs à faire des emprunts pour les fins de la corporation s'ils y sont autorisés par un règlement dûment approuvé par les membres ;

Attendu qu'il est nécessaire et opportun, pour les fins de la corporation de faire des emprunts de deniers sur le crédit de la corporation de temps à autre ;

Attendu que ni la charte de la corporation ni le statut ci-dessus mentionné ne fixe aucune limite au montant qui pourrait ainsi être emprunté ;

Qu'il soit pour ces raisons, ordonné par le règlement de la corporation tel qui suit :

Que les administrateurs de la corporation soient, et ils sont par les présentes autorisés à :

  1. Faire des emprunts de deniers sur le crédit de la corporation ;
  2. Émettre des obligations ou autres valeurs de la corporation et les donner en garantie ou les vendre pour les prix et sommes jugés convenables ;
  3. Nonobstant les dispositions du code civil, hypothéquer, nantir ou mettre en gage les biens mobiliers ou immobiliers, présents ou futurs, de la corporation, pour assurer le paiement de telles obligations, ou autres valeurs ou donner une partie seulement de ces garanties pour les mêmes fins ; et constituer l'hypothèque, le nantissement ou le gage ci-dessous mentionné par acte de fidéicommis, l'hypothèque conformément aux articles 23 et 24 de la loi des pouvoirs spéciaux de certaines corporations (S.R.Q. 11941, Chapitre 280 ou de toute autre manière.
  4. Hypothéqué ou nantir les membres ou donner en gage ou autrement frappé d'une charge quelconque les biens meubles de la corporation, ou de donner diverses espèces de garanties, pour assurer le paiement des emprunts faits autrement que par émission d'obligations, ainsi que le paiement ou l'exécution des autres dettes, contrats et engagements de la corporation.

Les limitations et restrictions du présent règlement ne s'appliquent pas aux emprunts faits par la corporation au moyen de lettres de change ou billets faits, tirés, acceptés ou endossés par la corporation ou en faveur de la corporation.

6.7 Interrogatoires-déclarations sur saisies-arrêts

Le secrétaire ou le trésorier de la corporation est autorisé par les présentes à répondre à toute interrogatoire préliminaire ou sur faits et articles requis de la corporation et à déclarer pour elle sur toute saisie-arrêt à être signifiée.

6.8 Indemnisation des administrateurs

Tout administrateur pourra être indemnisé et remboursé par la corporation des frais et dépenses qu'il aura faits au cours ou à l'occasion d'une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui à raison d'actes, de choses ou de faits accomplis ou intentée ou permis par lui dans l'exercice et pour l'exécution de ses fonctions ; et aussi de toute autre frais et dépense qu'il aura faits au cours ou à l'occasion des affaires relevant de sa charge excepté ceux résultant de sa faute.

6.9 Interprétation

Le nombre singulier s'étendra à plusieurs choses de même espèce chaque fois que le contexte se prêtera à cette extension. Le genre masculin comprendra les deux (2) sexes à moins qu'il ne résulte de contextes de la disposition que n'est applicable qu'au sexe masculin. Le mot personne comprendra les corporations.

6.10 Amendements et modifications de règlements

Les présents règlements peuvent être révoqués, modifiés ou remis en vigueur suivant les dispositions des articles 225 et suivant de la loi des compagnies du Québec.

7. AMENDEMENTS AUX RÈGLEMENTS

7.1 Pouvoir de faire des amendements

Le C.A. peut, de temps à autre amender les règlements généraux actuels ou voter de nouveaux règlements généraux. Ces modifications ou nouveaux règlements généraux, à moins qu'ils ne soient ratifiés dans l'intervalle par une assemblée générale des membres du club dûment convoqué à cette fin, ne sont en vigueur que jusqu'à la prochaine assemblée générale du club, et s'il ne sont pas ratifiés à cette assemblée, ils cessent, mais de ce jour seulement, à être en vigueur.

7.2 Ratification

Le nombre de votes requis pour cette ratification est de deux tiers (2/3) des voies des membres autorisés à voter et votant.

8. RÈGLEMENTS SPÉCIFIQUES

8.1 Aucun membre ne doit circuler sur les territoires de ZECs lors de la saison de chasse de gros gibier.

8.2 Les droits de passage impliquent un passage sans prélèvement. Toute activité autre que le passage sans prélèvement est régie par les règlements des ZECs concernés.

8.3 Les membres qui circuleront avant 7 heures le matin et après 22 heures le soir devront défrayer les frais chargés par les ZECs pour de telles circonstances.

8.4 Il est entendu que lorsque 5 membres ou plus du club passent la barrière, une passe sera déjà remplie par un responsable du groupe avec toutes les données nécessaires inscrites sur la passe. Le carton jaune sera remise au gardien et la feuille blanche sera gardée par le responsable pour son groupe.

8.5 Une résolution fût adoptée par le C.A. se lisant comme suit :

Lorsqu'un membre du C.A. est absent pour trois (3) réunions consécutives sans avoir de raison majeure, il sera demandé au conseil de le radier du C.A. Il ne pourra revenir sur le C.A. que sur approbation de la majorité du comité. Cette proposition a été proposée par Antoine Boudreau et secondé par Denis Gagnon. Elle fut votée à l'unanimité.